ข่าวสารและความรู้

เทคนิคการสร้างองค์กรคุณภาพ

เทคนิคการสร้างองค์กรคุณภาพ

องค์กรบางแห่งอาจเติบโตอย่างรวดเร็วภายในเวลาอันสั้น หลายบริษัทสามารถเพิ่มฐานลูกค้าได้มากมาย บางบริษัทยังสามารถโตได้แม้ในช่วงเวลาที่ยากลำบาก ที่บริษัทเหล่านั้นสามารถประสบความสำเร็จได้ก็เพราะพวกเขารู้จักการทำธุรกิจอย่างสร้างสรรค์และมักจะล้ำหน้ากว่าคนอื่นอยู่เสมอ สิ่งสำคัญคือพวกเขาได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าที่มีความซื่อสัตย์ต่อแบรนด์  คำถามคือ องค์กรเหล่านั้นทำได้อย่างไร  

                  
การมอบอำนาจให้พนักงาน
พนักงานที่ดีจะต้องมีความสุขกับการทำงาน และการที่พวกเขาจะมีความสุขได้นั้น พวกเขาต้องรู้สึกว่าพวกเขามีอิสระและสามารถตัดสินใจได้เองในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบของพวกเขาโดยตรง องค์กรจึงต้องพิจารณามอบอำนาจหน้าที่ในการทำงานให้กับพนักงาน เมื่อพวกเขามีอำนาจในขอบข่ายที่พอดีในการบริหารงาน พวกเขาก็จะมีแนวโน้มที่จะใส่ใจ เห็นใจ และเข้าใจลูกค้ามากขึ้น ตลอดจนสามารถสร้างสายสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าได้ และยังทำให้การแก้ไขปัญหานั้นเป็นไปแบบถ้อยทีถ้อยอาศัย และร่วมมือกันมากยิ่งขึ้น ทั้งในมุมพนักงานกับลูกค้า และพนักงานกับเพื่อนร่วมงานทั้งนี้องค์กรสามารถพิจารณามอบอำนาจและสร้างการมีส่วนร่วมให้กับพนักงานได้ดังนี้
เปลี่ยนระบบการร้องเรียนปัญหาจากลูกค้าด้วยระบบการกรอกเอกสารแบบเดิมๆ  เป็นการให้บริการลูกค้าด้วยพนักงานโดยตรงให้มากขึ้น
ให้รางวัลพิเศษแก่พนักงานที่สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์
กระตุ้นให้พนักงานสร้างสัมพันธ์ที่ดีทั้งกับลูกค้า และเพื่อนร่วมทีมคนอื่นๆ
พร้อมรับข้อเสนอแนะและคำวิจารณ์จากพนักงานในประเด็นการดำเนินงานและการแก้ไขปัญหา
ประโยชน์ที่องค์กรจะได้จากการมอบหมายหน้าที่ให้พนักงาน ได้แก่
พนักงานมีระดับความรับผิดชอบต่อหน้าที่รายบุคคลที่สูงขึ้น
พนักงานเกิดความเข้าใจในเรื่องผลกระทบของการทำงานต่อองค์กรโดยรวมมากขึ้น
พนักงานมีความมุ่งมั่นในการวางแผนและการแก้ปัญหาเชิงรุก


สรุปแล้ว การส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมกับเป้าหมายและการแก้ไขขององค์กรมากขึ้น รวมไปถึงการให้รางวัลตอบแทนพนักงานอย่างเหมาะสม จะช่วยลดการลาออกจากองค์กรของพนักงานได้ ซึ่งอัตราการลาออกที่ลดลงนั้นสะท้อนให้เห็นว่าพนักงานนั้นมีความสามัคคีกันและองค์กรนั้นจะเติบโตได้อย่างมั่นคง
 
การสื่อสาร
ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารทั้งจากบนลงล่าง หรือ จากล่างขึ้นสู่บน เรามาดูกันว่า รูปแบบของการสื่อสารสำหรับการจัดการที่มีต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้าง
มีระบบการแบ่งปันข้อมูลทั้งจากผู้บริหารสูงสุดไปสู่พนักงานระดับล่าง หรือระหว่างพนักงานในระดับเดียวกันอยู่ตลอดเวลาและครอบคลุมในทุกประเด็น นโยบายและกระบวนการต่างๆ เป้าหมายขององค์กร แผนการปฏิบัติงาน และการแก้ไขปัญหาไม่ควรถูกจำกัดอยู่เฉพาะในห้องประชุมของผู้บริหารสูงสุดขององค์กรเท่านั้น ถ้าพนักงานทุกคนในบริษัทได้เข้ามามีส่วนร่วม พวกเขาจะรู้สึกผูกพันธ์กับองค์กรมากขึ้น
มีการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานและแผนกบ่อยครั้งและสม่ำเสมอ เพื่อการปรับปรุงให้องค์กรดียิ่งขึ้นไปอีก เช่น การทบทวนการตั้งเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง การวิพากษ์วิจารณ์ประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้น หรือการกำหนดแผนการปฏิบัติงานที่ทุกฝ่ายเห็นพ้องต้องกัน
มีการวิจารณ์ระบบการฝึกอบรมขององค์กรการอบรมและการพัฒนา ถือเป็นส่วนที่สำคัญต่อเป้าหมายหลักขององค์กร ในการที่จะรักษามาตรฐานของตัวเองและการแข่งขันกับองค์กรอื่นๆในโลกธุรกิจได้นั้นต้องอาศัยระบบการประเมินผลการฝึกอบรมที่มีการรับฟังคำวิจารณ์ที่ตรงไปตรงมาจากผู้ที่เข้ารับการฝึกอบรม เพื่อให้องค์กรได้รับทราบว่าการฝึกอบรมนั้นสามารถเพิ่มศักยภาพให้กับพนักงานได้อย่างแท้จริงหรือไม่ มีประโยชน์ต่อพนักงานอย่างไร และยังต้องมีการปรับปรุงการฝึกอบรมตรงไหนอีกบ้าง
มีบรรยากาศที่เอื้ออำนวยให้พนักงานทุกคนสามารถนำเสนอปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงาน หรือ การแนะนำแนวทางในการเปลี่ยนแปลง หรือพัฒนาการทำงานได้ ในทางตรงกันข้ามองค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพจะไม่เปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นในประเด็นดังกล่าว และนั่นทำให้พนักงานในองค์กรไม่รู้สึกผูกพันธ์กับองค์กรและไม่มีความกระตือรือร้นในการทำงาน
 
การขยายขีดความสามารถในการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
ความสามารถในการสร้างสรรค์ผลงานจะเกิดขึ้นได้ จาก 2 ปัจจัยด้วยกัน  คือทักษะและความใส่ใจในงานที่ทำของพนักงาน และทรัพยากรที่เหมาะสมและเพียงพอต่อการทำงานที่องค์กรจัดหาไว้ให้กับพนักงาน  องค์กรที่มีประสิทธิภาพมักจะประเมิน 2 ประเด็นนี้อย่างต่อเนื่อง
ทรัพยากรบุคคลได้รับการจัดสรรอย่างเหมาะสมหรือไม่
บางแผนกในองค์กรของคุณมีคนมากเกินไปในขณะที่บางแผนกพนักงานต้องทำงานหนักเพราะคนไม่เพียงพอหรือไม่  องค์กรที่มีประสิทธิภาพจะประเมินความเหมาะสมในการจัดสรรพนักงานให้ตรงกับทักษะและความสามารถอยู่เป็นประจำ เพื่อไม่ให้เกิดกรณีใช้คนไม่ตรงกับงาน ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานโดยรวมขององค์กรลดลงกว่าที่ควรจะเป็น
ทรัพยากรสิ่งของมีปริมาณเพียงพอและเหมาะสมที่จะส่งเสริมให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้นด้วยหรือไม่
เทคโนโลยีที่ล้าสมัยเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่จะทำให้พนักงานไม่สามารถทำงานได้ดีเท่าที่ควร องค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพจะไม่ให้ความสำคัญกับเรื่องเทคโนโลยี หรืออุปกรณ์ทันสมัยต่างๆ ที่จะช่วยให้การทำงานของพนักสะดวกสบายขึ้น ตรงกันข้าม องค์กรที่มีประสิทธิภาพจะตรวจสอบและอัพเดทเทคโนโลยีให้ทันโลกอยู่เสมอ และแน่นอนว่า เมื่อไม่มีอุปสรรคใดๆมาขัดขวางการสร้างสรรค์ผลงานของพนักงานของคุณ พวกเขาจะทำงานได้ง่ายขึ้น นั่นทำให้ผลการปฏิบัติงานของพนักงานโดยรวมดีขึ้น และส่งผลดีต่อองค์กรของคุณโดยตรง
 
การประเมินความมีประสิทธิภาพขององค์กรทำได้ง่ายๆ ด้วยการพิจารณาใน 3 ปัจจัยพื้นฐาน ดังนี้
ลูกค้าพึงพอใจในบริการหรือผลิตภัณฑ์ขององค์กรหรือไม่
พนักงานรู้สึกผูกพันธ์กับองค์กรและมีความกระตือรือร้นในการทำงานหรือไม่
เทคโนโลยีที่ช่วยสนับสนุนการทำงานมีประสิทธิภาพเพียงพอหรือไม่
ถ้าองค์กรของคุณมีปัจจัยครบทั้ง 3 ข้อนี้ องค์กรของคุณคือองค์กรที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง